Osoba, która ma bardzo dużo obowiązków w swojej pracy często potrzebuje pomocy, aby ich nie zawalić. Dlatego nieraz do najprostszych czynności można zatrudnić pomocnika, który wykona część zadań za szefa, ale też będzie pilnować na przykład kalendarza jego spotkań. W dzisiejszych czasach coraz więcej ludzi decyduje się na zatrudnienie osoby do pomocy, która będzie świadczyła pracę jako zdalna asystentka. W tej chwili jest mnóstwo zadań, które można wykonać przy pomocy Internetu, a nie są one zbytnio skomplikowane dla osoby z odpowiednimi kwalifikacjami.
Jakie zadania głównie wykonuje zdalna asystentka?
Personalna asystentka może mieć oczywiście różne prace do wykonania w zależności od aktualnych potrzeb osoby, dla której ma pracować. Jednak bardzo często taka osoba zajmuje się korektą tekstów publikowanych na stronach firmowych. Człowiek zatrudniony na tym stanowisku może mieć też zlecone, aby wyszukać jakieś ważne informacje, które pomogą w stworzeniu jakiegoś projektu. Personalna asystentka może być przygotowana na to, że będzie tworzyła jakieś zestawienia lub wykresy, gdy zajdzie taka potrzeba. Do jej zadań często należy również pilnowanie kalendarza szefa, ale też nieraz odwoływanie lub przekładanie zaplanowanych spotkań. Zdalna asystentka może mieć za zadanie też obsługę mediów społecznościowych danego przedsiębiorstwa Na pewno jej praca będzie zdalna, dlatego konieczne jest komunikowanie się ze wszystkimi podmiotami przy pomocy komputera lub telefonu. Tak naprawdę taka osoba może się zająć wszystkimi sprawami, które są do załatwienia na odległość i nie wymagają fizycznej obecności w biurze asystentki. Dlatego praca jako wirtualna asystentka może być bardzo różnorodna i w każdym tygodniu mogą być zlecane inne zadania przez osobę, której ma pomagać personalna asystentka. Zakres prac zleconych takiej osobie różni się od tego, jakie doświadczenie posiada człowiek zajmujący takie stanowisko, ale najczęściej są oddelegowane jej takie sprawy, które nie są zbytnio skomplikowane.
Jakie cechy powinna posiadać zdalna asystentka?
Wiadomo, że pracując na tym stanowisku trzeba dotrzymywać ustalonych terminów, ale również wykonywać swoje obowiązki z należytą starannością. Przez to, że jest to praca całkowicie zdalna to taka osoba musi dobrze obsługiwać komputer, ale też wszystkie programy, które przydadzą się jej w wykonywaniu swoich obowiązków personalnej asystentki. Przede wszystkim trzeba dobrze znać Microsoft Office, a w szczególność Microsoft Word i Microsoft Excel. Również należy dobrze znać język angielski, ponieważ bardzo często wyszukując informację dla swojego szefa może być konieczne ich znalezienie na stronach w tym języku. Będąc odpowiedzialnym za obsługę mediów społecznościowych lub sprawdzenie artykułów trzeba bardzo dobrze znać język polski, ponieważ pracując jako zdalna asystentka trzeba wyłapać ewentualne błędy w pisowni. Należy też umieć tworzyć ciekawe zdania, które będą przystępne dla osób czytających teksty przygotowane przez personalną asystentkę. Osoba pracująca na takim stanowisku musi też umieć wyszukiwać ciekawe informacje, które nieraz nie jest łatwo znaleźć, dlatego trzeba mieć na tym stanowisku swobodę w poruszaniu się po Internecie. W momencie, gdy ktoś zleci takiej osobie przygotowanie jakiegoś wykresu lub podsumowania to musi być ono również przygotowane w odpowiedni sposób nakreślony przez pracodawcę. Z taką osobą powinno również się łatwo dogadać, ale też musi to być człowiek dyskretny, ponieważ niektóre dokumenty przygotowywane przez zdalną asystentkę nie powinny trafić nigdy w niepowołane ręce. Raczej łatwiej będzie się odnaleźć osobie w takim typie pracy, która jest dobrze zorganizowana i potrafi dokładnie podzielić swoje obowiązki, które musi wykonać w ciągu dnia. Nieraz dopinając jakiś projekt potrzeba jest współpracy z innymi ludźmi, dlatego personalna asystentka musi dobrze pracować indywidualnie, ale od czasu do czasu również będzie musiała popracować w grupie. Praca jako zdalna asystentka nie należy do najłatwiejszych i najczęściej trzeba wykonać mnóstwo zadań w bardzo krótkim czasie.